财务档案管理制度

　　财务档案管理制度
　　
　　一、目的：
　　
　　为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。
　　
　　二、适用范围
　　
　　本制度用于财务部档案的管理。
　　
　　三、档案管理职责
　　
　　财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
　　
　　四、财务档案定义
　　
　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
　　
　　五、会计档案范围
　　
　　包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
　　
　　（一）会计凭证
　　
　　会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
　　
　　（二）会计账簿、
　　
　　会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。
　　
　　（三）会计报表
　　
　　会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
　　
　　（四） 其他会计核算资料
　　
　　其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
　　
　　六、会计档案的装订和保管
　　
　　会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。
　　
　　（一）会计凭证装订前的准备工作：
　　
　　（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
　　
　　（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
　　
　　（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
　　
　　（二）会计凭证装订时的要求：
　　
　　（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
　　
　　（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
　　
　　（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
　　
　　（三）会计凭证装订后的注意事项：
　　
　　（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。
　　
　　（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
　　
　　（四）会计档案的保管要求。
　　
　　（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。
　　
　　（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
　　
　　（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。
　　
　　（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；
　　
　　（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
　　
　　（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
　　
　　（五）档案保管期限
　　
　　（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年
　　
　　（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年
　　
　　（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年
　　
　　（4）明细账、总账、辅助账 15年
　　
　　（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年
　　
　　（6）主要财务指标报表（包括文字分析） 3年
　　
　　（7）月、季度会计报表（包括文字分析） 5年
　　
　　（8）年度会计报表（包括文字分析） 永久
　　
　　（9）会计档案保管清册及销毁清册永久
　　
　　（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久
　　
　　七、会计档案的借阅
　　
　　（一）会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。
　　
　　（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
　　
　　（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。
　　
　　（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
　　
　　八、会计档案的销毁
　　
　　（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。
　　
　　（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
　　
　　（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

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